งานบร หารงานท วไป ค ม อปฏ บ ต งานบ คลากรประจาสาน กงานคณบด คณะมน ษยศาสตร และส งคมศาสตร

Transcription

1 งานบร หารงานท วไป ในการบร หารงานของคณะมน ษยศาสตร และส งคมศาสตร ภาระงานบร หารงานท วไปของส าน กงาน คณบด ผ ปฏ บ ต งานต องใช ความร ความสามารถทางว ชาการในการปฏ บ ต งานเก ยวก บการบร หารจ ดการ ภายในส าน กงานหร อการบร หารงานท วไป ภายใต การก าก บ แนะน า ตรวจสอบ และปฏ บ ต งานอ นตามท ได ร บมอบหมาย ซ งม ภาระงานและแนวทางการปฏ บ ต งานด งน งานสารบรรณ หมายถ ง งานท เก ยวก บการบร หารงานเอกสาร เร มต งแต การจ ดท า การร บ- การส ง การเก บร กษา การย ม การท าลาย ซ งเป นการก าหนดข นตอนขอบข ายของงานสารบรรณ ในทาง ปฏ บ ต เก ยวก บการบร หารงานเอกสาร เร มต งแต การค ด อ าน ร าง เข ยน แต ง พ มพ จดจ า ท าส าเนา ส งหร อ ส อข อความ ร บ บ นท ก จดรายงานการประช ม สร ป ย อเร อง เสนอ ส งการ ตอบ ท ารห ส เก บเข าท ค นหา ต ดตามและทาลาย ต องเป นระบบท ให ความสะดวก รวดเร วถ กต องและม ประส ทธ ภาพ เน องจากงานสารบรรณเป นงานท ม อย ท กหน วยงาน การด าเน นงานต องด าเน นงานด วยระบบ เอกสาร ด งน นจ งต องม การก าหนดและการควบค มงานสารบรรณให เป นไปด วยความเร ยบร อย และน าเสนอ แนวทางการปฏ บ ต งานสารบรรณ เฉพาะห วข อท สาค ญและปฏ บ ต เป นประจาด งต อไปน คาจาก ดความ หน งส อราชการ ค อ เอกสารท หน วยงานได ร บจากหน วยงานท งภายใน และภายนอก เจ าหน าท ธ รการผ ปฏ บ ต งาน ค อ ผ ท าหน าท ร บเอกสาร และจ ดเก บเอกสารเข าส ระบบจ ดเก บ เอกสาร จ ดพ มพ เอกสาร หน งส อส งการ แจกเอกสาร และงานการประช ม หน าท ความร บผ ดชอบ เจ าหน าท ธ รการผ ปฏ บ ต งาน = ผ ทาหน าท จ ดทาเอกสารตามคาส งของผ บ งค บบ ญชา ผ ส งการ ผ ม อานาจลงนาม = อน ม ต ส งการหน งส อ ผ ส งการ = เพ อเสนอ เพ อพ จารณาหน งส อ เอกสารท เก ยวข อง 1. ระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ และฉบ บเพ มเต ม พ.ศ ระเบ ยบการลา พ.ศ แบบฟอร มท ใช 1. แบบฟอร มหน งส อส งภายนอก 2. แบบฟอร มหน งส อส งภายใน 3. แบบฟอร มหน งส อส งการ 4. แบบฟอร มการลา

2 การร บหน งส อ การร บหน งส อ ค อ การร บหน งส อจากส วนราชการ หน วยงานเอกชนและบ คคล ซ งม มาจากภายนอกและภายใน หน งส อท ร บไว แล วน นเร ยกว า หน งส อร บ กระบวนการ / ข นตอนการปฏ บ ต งาน 1. จ ดลาด บความสาค ญและความเร งด วนของหน งส อเพ อดาเน นการก อนหล ง 2. ประท บตราร บหน งส อท ม มบนด านขวาของหน งส อ โดยกรอก เลขร บ ว น เด อน ป และเวลา ท ร บเอกสารน นๆ 3. ลงทะเบ ยนร บหน งส อในทะเบ ยนหน งส อร บ โดยแยกเป นทะเบ ยนร บภายใน และทะเบ ยนร บ ภายนอก ด งน 3.1 ทะเบ ยนหน งส อร บ ว น เด อน พ.ศ. ให ลง ว น เด อน ป ท ลงทะเบ ยน 3.2 เลขทะเบ ยนร บ ให ลงเลขล าด บของทะเบ ยนหน งส อร บเร ยงล าด บต ดต อก นไปตลอดป ปฏ ท นเลขทะเบ ยนของหน งส อร บจะต องตรงก บเลขท ในตราร บหน งส อ 3.3 ท ให ลงเลขท ของหน งส อท ร บเข ามา 3.4 ลงว นท ให ลงว นท เด อน ป ของหน งส อท ร บเข ามา 3.5 จาก ให ลงต าแหน งเจ าของหน งส อหร อช อส วนราชการหร อช อบ คคลในกรณ ท ไม ม ตาแหน ง 3.6 ถ ง ให ลงตาแหน งของผ ท หน งส อน นม ถ ง หร อช อส วนราชการหร อช อบ คคลในกรณ ท ไม ม ตาแหน ง 3.7 เร อง ให ลงช อเร องของหน งส อฉบ บน น ในกรณ ท ไม ม ช อเร องให ลงสร ปเร องย อ 3.8 การปฏ บ ต ให บ นท กการปฏ บ ต เก ยวก บหน งส อฉบ บน น 3.9 หมายเหต ให บ นท กข อความอ นใด (ถ าม ) 4. ลงทะเบ ยนในระบบอ เล กทรอน กส (E-document) 4.1 เข าระบบ E-document กรอกรห สผ ใช และรห สผ าน 4.2 เล อกหน วยงานคณะมน ษยศาสตร และส งคมศาสตร 4.3 ลงทะเบ ยนหน งส อร บ แยกหน งส อเข า และบ นท กข อความ 4.4 เล อกห วข อ เพ มบ นท กข อความ หร อ เพ มหน งส อเข า 4.5 ว นท ร บ ให ลงว นท ท ร บหน งส อ 4.6 เลขท ร บ ให ลงเลขท ของทะเบ ยนหน งส อท ร บเข ามา 4.7 เลขท หน งส อ ให ลงเลขท ของหน งส อท ร บเข ามา 4.8 ลงว นท ให ลงว นท เด อน ป ของหน งส อท ร บเข ามา 4.9 จาก ให ลงตาแหน งเจ าของหน งส อหร อช อส วนราชการหร อช อบ คคลในกรณ ท ไม ม ต าแหน ง 4.10 ถ ง ให ลงต าแหน งของผ ท หน งส อน นม ถ ง หร อช อส วนราชการหร อช อบ คคลในกรณ ท ไม ม ตาแหน ง 4.11 เร อง ให ลงช อเร องของหน งส อฉบ บน น ในกรณ ท ไม ม ช อเร องให ลงสร ปเร องย อ 4.12 รายละเอ ยด ให ลงรายละเอ ยด โดยการสร ปเร องย อ 4.13 การปฏ บ ต ให บ นท กการปฏ บ ต เก ยวก บหน งส อฉบ บน น 4.14 ผ ร บผ ดชอบ ให ระบ ผ ร บผ ดชอบเร องน น 4.15 ว นท ปฏ บ ต ให ลงว นท เด อน ป ท ส งเร องให ผ ปฏ บ ต 4.16 แนบไฟล ให แนบไฟล เอกสารเป น PDF

3 5. จ ดแฟ มเสนอหน งส อต อผ บ งค บบ ญชา การเสนอหน งส อ ค อ การน าหน งส อท ด าเน นการช นเจ าหน าท เสร จแล วเสนอต อผ บ งค บบ ญชา เพ อพ จารณา บ นท ก ส งการ ทราบ และลงช อการเสนอหน งส อให เสนอไปตามสายการปฏ บ ต งาน ตามล าด บช นผ บ งค บบ ญชา โดยเจ าหน าท ผ รวบรวมเร องเสนอ และแยกหน งส อท เสนอออกเป นประเภทตาม ช นความล บ ความเร งด วน จ ดล าด บว าเป นเร องท ต องส งการ พ จารณา หร อเพ อทราบ แล วใส แฟ มเสนอ ตามล กษณะความสาค ญของหน งส อแต ละเร อง โดยห วหน าสาน กงาน จะตรวจสอบแฟ มก อนนาเสนอคณบด 6. บ นท กข อส งการลงในทะเบ ยนร บท งภายในและภายนอก รวมท งในระบบอ เล กทรอน กส (E-document) 7. นาส งเอกสารไปย งผ เก ยวข อง 8. สาเนาเอกสารเก บในแฟ ม (แยกตามประเภทหน งส อ)

4 ผ งแสดงข นตอนการปฏ บ ต งาน (flow Chart) การร บหน งส อราชการ ทะเบ ยนร บ (manual) ร บหน งส อจากหน วยงาน ภายนอก / ภายใน เอกสารท วไป (1 นาท ) เจ าหน าท ตรวจสอบ ค ดแยก จ ดหมวดหม เอกสาร และ ส งพ มพ จดหมาย (1 นาท ) เจ าหน าท ลงทะเบ ยนหน งส อร บ ออกเลขร บ ว นท ร บหน งส อ (1 นาท ) เจ าหน าท ไม ผ าน ส งค น เสนอห วหน าสาน กงาน พ จารณา (2 นาท ) เอกสารด วน ห วหน า สาน กงานคณบด ไม ผ าน ส งค น เสนอคณบด พ จารณา ส งการ (2 นาท ) คณบด บ นท กข อส งการลงในทะเบ ยนร บ (1 นาท ) เจ าหน าท แจ งผ เก ยวข องทราบ (2 นาท ) รวมเร องเข าแฟ ม (แยกตาม ประเภท (1 นาท )

5 ผ งแสดงข นตอนการปฏ บ ต งาน (flow Chart) การเสนอหน งส อราชการ หน วยงาน / สาขาว ชา / บ คคล สาน กงานคณะ (1 นาท ) งานธ รการ (1 นาท ) ห วหน าสาน กงานคณบด (2 นาท ) คณบด (2 นาท ) สาน กงานอธ การบด (3 นาท )

6 งานจ ดทาคาส งแต งต ง/คาส งไปราชการ คาส ง ค อ บรรดาข อความท ผ บ งค บบ ญชาส งการให ปฏ บ ต โดยชอบด วยกฎหมาย ใช กระดาษคร ฑ โดยม รายละเอ ยด ด งน - คาส ง ให ลงช อส วนราชการ หร อตาแหน งของผ ม อานาจออกค าส ง - ท ให ลงเลขท ท ออกคาส ง โดยเร มฉบ บแรกจากเลข 1 เร ยงเป นลาด บไปจนส นป ปฏ ท น ท บเลขป พ ทธศ กราชท ออกค าส ง - เร อง ให ลงช อเร องท ออกค าส ง - ข อความ ให อ างเหต ท ออกคาส ง และอ างถ งอานาจท ให ออกคาส ง (ถ าม ) ไว ด วย แล วจ ง ลงข อความท ส งและว นใช บ งค บ - ส ง ณ ว นท ให ลงต วเลขของว นท ช อเต มของเด อน และต วเลขป พ ทธศ กราชท ออกคาส ง - ตาแหน ง ให ลงตาแหน งของผ ออกคาส ง ข นตอนการปฏ บ ต 1. เจ าหน าท ร บเร องขออน ญาตไปราชการ หร อหน งส อแต งต งกรรมการดางานโครงการ 2. เสนอห วหน าสาน กงานคณบด ตรวจสอบ 3. เสนอคณบด อน ญาต 4. เจ าหน าท ร างพ มพ ค าส งแต งต งกรรมการดาเน นงานให คณบด ลงนาม 5. เจ าหน าท ร างพ มพ ค าส งไปราชการและจ ดส งไปย งสาน กงานอธ การบด เพ อลงนามในค าส ง 6. คาส งม การแก ไข หร อขอเอกสารเพ มเต มส งค นเจ าของเร องเพ อดาเน นการแนบเอกสารหล กฐานเพ ม 7. คาส งท ได ร บการอน ญาตส งค นบ คลากรเจ าของเร อง 8. ถ ายสาเนาเก บเข าแฟ มคาส งเพ อเป นหล กฐานตามหล กงานสารบรรณ

7 ผ งแสดงข นตอนการปฏ บ ต งาน (flow Chart) งานจ ดทาคาส งแต งต ง/คาส งไปราชการ เจ าหน าท ผ ปฏ บ ต อน ม ต แล ว ร บหน งส อขออน ญาตไปราชการ หร อหน งส อ แต งต งกรรมการดาเน นงาน (5 นาท ) จ ดร างพ มพ คาส ง (1 นาท ) เสนอห วหน าสาน กงานคณบด ตรวจสอบ (15 นาท ) จ ดส งสาน กงานอธ การบด เพ อลงนามในคาส ง (1 ว น) เสนอคณบด พ จารณาอน ม ต (20 นาท ) ถ ายสาเนาแจ งบ คลากรเจ าของเร อง (2 นาท ) แยกประเภทจ ดเก บเข าแฟ มเอกสาร ตามหล กงานสารบรรณ (2 นาท )

8 งานประช ม (กรรมการประจาคณะ และประช มอาจารย ) จ ดงานประช มในท น จะกล าวถ งงานประช มท งานบร หารงานท วไปร บผ ดชอบ ค องานประช มกรรมการ ประจ าคณะ และการประช มอาจารย ประจ าภาคเร ยน ซ งการประช มกรรมการประจ าคณะ จะเป นการ ประช มร วมก นระหว างผ บร หารคณะ กรรมการผ ทรงค ณว ฒ ภายนอกมหาว ทยาล ย ต วแทนคณาจารย ต วแทนประธานสาขาว ชา ห วหน าส าน กงานคณบด ส วนการประช มอาจารย ประจ าภาคเร ยน จะเป นการ ประช มเพ อแจ งข าวสารให คณาจารย ท ส งก ดทราบก อนเป ดภาคเร ยน ซ งม ข นตอนดาเน นงานด งน 1. ร บเร องท จะจ ดประช ม ค อ ผ บร หารคณะม เร องท จะแจ งให ท ประช มทราบ 2. กาหนดระเบ ยบวาระการประช ม ค อ ผ บร หาร กาหนดระเบ ยบวาระประช มด งน 2.1 ระเบ ยบวาระท 1 เร องแจ งเพ อทราบ 2.2 ระเบ ยบวาระท 2 เร องร บรองรายงานการประช มคร งท แล ว 2.3 ระเบ ยบวาระท 3 เร องส บเน องจากการประช มคร งท แล ว 2.4 ระเบ ยบวาระท 4 เร องพ จารณา 2.5 ระเบ ยบวาระท 5 เร องอ น ๆ (ถ าม ) 3. ออกหน งส อเช ญผ เก ยวข องในการประช ม ม รายละเอ ยดด งน 3.1 ออกหน งส อเช ญประช ม 3.2 ระบ เร องประช ม/ว น เด อน ป / เวลา /สถานท จ ดประช ม 3.3 ส งท ส งมาด วยก บหน งส อเช ญประช ม ค อ ระเบ ยบวาระการประช ม และสร ป รายงานการประช มคร งท แล วเพ อให ผ เก ยวข องได ตรวจสอบแก ไขล วงหน า 4. จ ดเตร ยมเอกสารประช ม 4.1 จ ดเตร ยมเอกสารตามวาระการประช ม 4.2 ส งให ผ บร หารคณะตรวจสอบความถ กต อง (ถ าแก ไข) ให ดาเน นการแก ไขข อม ล ให ถ กต อง 4.3 ถ ายเอกสารประช มตามจ านวนผ เข าร วมประช ม 4.4 จ ดเตร ยมสถานท ประช มให เร ยบร อย 4.5 เตร ยมรายช อลงทะเบ ยน 5. เตร ยมอาหารว าง/อาหาร 6. เร มประช ม 6.1 เม อครบองค ประช มตามเวลาน ดหมายการประช ม ม เจ าหน าท ผ ด แลอาหารว างเข า เส ร ฟแก ผ เข าประช ม 7. สร ปรายงานการประช ม เสนอผ บร หารพ จารณาหากม การแก ไขเพ มเต มข อม ลให ดาเน นการแก ไขตามวาระการประช มให เร ยบร อย 8. ลงช อผ บ นท กการประช ม และเสนอรายงานการประช มให คณบด ลงนาม ผ ตรวจรายงาน การประช ม 9. จ ดเก บรายงานการประช มเพ อรอเข าร บรองรายงานการประช มคร งต อไป

9 ผ งแสดงข นตอนการปฏ บ ต งาน (flow Chart) งานจ ดการประช มกรรมการประจาคณะ / ประช มอาจารย ประจาคณะ เจ าหน าท ผ ปฏ บ ต จ ดทาหน งส อเช ญประช ม จองห องประช ม จ ดเตร ยมวาระ / เอกสารการประช ม เลขาน การจดบ นท กการประช ม เลขาน การจ ดทารายงานการประช ม เสนอคณบด ตรวจ รายงานการประช ม (20 นาท ) แจ งเว ยนมต ท ประช มเพ อร บทราบ/ ถ อปฏ บ ต

10 งานศ นย ว จ ยเฉพาะทางการปกครองท องถ นและส งคม ศ นย ว จ ยเฉพาะทางด านการปกครองท องถ นและการพ ฒนาส งคม คณะมน ษยศาสตร และ ส ง ค ม ศ า ส ต ร (ศ ว ท.ค ม ส.) Specialized Research Center on Local Administration and Development, Faculty of Humanities and Social Sciences (SRC on LASD ว ตถ ประสงค ของศ นย ฯ 1. เพ อพ ฒนางานว จ ยของคณะมน ษยศาสตร และส งคมศาสตร ส ความเป นเล ศทางการว จ ย 2. เพ อแสวงหาแหล งท นสน บสน นการว จ ย 3. ให คาปร กษาทางด านการปกครองท องถ นและการพ ฒนาส งคมแก องค กรปกครองส วนท องถ น 4. เป นศ นย กลางในการให คาปร กษาและการบร หารโครงการประเม นความพ งพอใจในการให บร การ ขององค กรปกครองส วนท องถ นและการพ ฒนาส งคม 5. เป นศ นย กลางในการทาโพล สารวจประชามต ว เคราะห และการประเม นสถานการณ ใน ประเด นท เก ยวข องก บสาธารณชนในท กด าน การบวนการ / ข นตอนการปฏ บ ต งาน 1. จ ดทาหน งส อประสานงาน เสนอคณบด ลงนาม 2. ส งไปย งหน วยงานภายนอก พร อมแบบตอบร บ 3. หน วยงานภายนอกตอบร บ 4. ประสานงานบ คลากรท เก ยวข อง เพ อแจ งผลการตอบร บ 1. จ ดทาส ญญาจ าง 2 ฉบ บ เสนออธ การบด ลงนาม 2. ร างหน งส อส งส ญญาจ าง เสนอคณบด ลงนาม 3. เม อตกลงทาส ญญาเร ยบร อยแล ว ผ เก ยวข องดาเน นการตามข นตอนต อไป เม อดาเน นการแล วเสร จ 4. จ ดทาหน งส อส งรายงานการประเม นความพ งพอใจ เสนอคณบด ลงนาม 5. จ ดส งไปย งหน วยงาน พร อมแบบฟอร มหน งส อร บรองการใช ประโยชน 6. เม อได ร บแจ งจากบ คลากรท เก ยวข องให ด าเน นการเบ กจ าย 7. จ ดทาเอกสารช ดเบ ก เสนอผ บร หารลงนาม 8. ส งเอกสารช ดเบ ก ไปฝ ายการเง นของมหาว ทยาล ย

11 ผ งแสดงข นตอนการปฏ บ ต งาน (flow Chart) งานศ นย ว จ ยเฉพาะทางการปกครองท องถ นและส งคม ข นตอนท 1 ข นตอนท 2 ข นตอนท 3 ร างหน งส อ ประสานงาน (2 นาท ) ร บแบบตอบร บจากหน วยงาน ภายนอก (1 นาท ป แจ งผ เก ยวข อง ทราบ (1 นาท ) ร างหน งส อส งส ญญา (2 นาท ) จ ดทาส ญญา 2 ฉบ บ (3 นาท ) เสนอคณบด ลงนาม (2 นาท ) เสนอคณบด ลงนาม (2 นาท ) ส งหน งส อไปหน วยงานภายนอก (2 นาท ) เสนออธ การบด ลงนาม (3 นาท ) ส งหน งส อไปหน วยงานภายนอก / พร อมส ญญาจ าง (2 นาท )

12 ข นตอนท 4 ข นตอนท 5 ข นตอนท 6 หน วยงานภายนอก ส งส ญญามา สาน กงานคณะ ร างหน งส อส งเล ม ประเม น (2 นาท ) ฝ ายการเง นมหาว ทยาล ย ร บเช คจากผ ว าจ าง แจ งอาจารย ผ ร บประเม นทราบ (2 นาท ) อาจารย ผ ร บประเม นดาเน นการ ตามข นตอน (ในส วนของ อาจารย ) ร บเล มประเม นความพ งพอใจ ไว ท คณะ 1 เล ม (1 นาท ) เสนอคณบด ลงนาม (2 นาท ) ส งหน งส อไปหน วยงานภายนอก / หน งส อร บรองการใช ประโยชน / เล มประเม นความพ งพอใจ 2 เล ม (2 นาท ) จ ดทาช ดเบ ก (3 นาท ) เสนอห วหน าสาน กงาน ลงนาม (2 นาท ) เสนอรองคณบด ฝ าย แผนฯ ลงนาม (3 นาท ) ส งฝ ายการเง นมหาว ทยาล ย (2 นาท )

13